HR un darbinieku atlase — ES MI Akta atbilstība

ES MI Akta pienākumi attiecībā uz MI, ko izmanto darbinieku atlasē, darbinieku uzraudzībā un snieguma novērtēšanā. Annex III 4. kategorija aptver visas nodarbinātības jomas MI sistēmas.

Kāpēc ES MI Akts ir centrāls HR tehnoloģijām

Mākslīgais intelekts ir kļuvis cieši iesakņojies nodarbinātības praksē visā ES — sākot no automatizētas CV parsēšanas pretendentu izsekošanas sistēmās līdz reāllaika snieguma paneļiem un uzvedības analītikai zvanu centros. ES MI Akts, kas stājās spēkā 2024. gada 1. augustā ar pienākumiem attiecībā uz augsta riska MI sistēmām, kas piemērojami no 2026. gada 2. augusta, uzskata nodarbinātības MI par pamattiesību ziņā sensitīvu jomu, kas prasa visaugstāko regulatīvās pārbaudes līmeni.

Annex III, 4. kategorija nosaka, ka MI sistēmas, ko izmanto nodarbinātībā, darbaspēka vadībā un piekļuvē pašnodarbinātībai, ir augsta riska trīs atšķirīgās apakškategorijās: darbinieku atlase un novērtēšana (4(a) kat.), lēmumi par paaugstināšanu, darbu piešķiršanu un līgumisko pienākumu uzraudzību (4(b) kat.), un darbinieku emocionālo vai uzvedības stāvokļu reāllaika uzraudzība (4(c) kat.). Šī klasifikācija ir kategoriska — nav materiālitātes sliekšņa, nav izņēmuma maziem ieviešanas gadījumiem un nav atšķirību atkarībā no tā, vai rīks ir pašizstrādāts vai iegādāts no trešās puses pārdevēja.

Šī nozare atrodas trīs regulatīvo sistēmu krustpunktā: MI Akts, GDPR (jo īpaši Art. 22 par automatizētu lēmumu pieņemšanu) un valstu darba tiesības — tostarp līdzlēmuma tiesības attiecībā uz darba vietas tehnoloģijām. Atbilstības nodrošināšanai nepieciešama koordinēta pieeja, aptverot juridisko, HR, IT jomu un sadarbību ar uzņēmuma darbinieku pārstāvjiem.

Augsta riska lietošanas gadījumi — visas Annex III 4. kategorijas sistēmas

Darbinieku atlase un novērtēšana (4(a) kat.)

MI sistēmas, ko izmanto darbinieku atlases ciklā, bez izņēmuma ir augsta riska. Tas ietver:

• CV un atsākumu atlases rīkus, kas integrēti ATS platformās (Workday, SAP SuccessFactors, Greenhouse, Lever, SmartRecruiters). MI virzīta sarindošana, kandidātu sarakstu veidošana un noraidīšanas loģika ietilpst 4(a) kat. darbības jomā.
• Video interviju analīzes rīkus, kas novērtē sejas izteiksmes, balss toni, runas modeļus vai mikroizteiksmes, lai secinātu par kandidāta piemērotību vai personības iezīmēm (piem., HireVue tipa rīki). Tie var arī aktivizēt Art. 50(2) pārredzamības pienākumus, ja tajos ir iekļauta emociju atpazīšana.
• Mērķtiecīgas darba sludinājumu rādīšanas algoritmus, kas nosaka, kurām personām tiek rādīti darba piedāvājumi, pamatojoties uz secināmām iezīmēm — tostarp vecumu, dzimumu vai ģeogrāfiskajiem rādītājiem — ir skaidri uzskaitīti 4(a) kat. un rada īpašu diskriminējošas mērķēšanas risku.

Darbaspēka vadība un uzraudzība (4(b) kat.)

MI, ko izmanto darba attiecību vadībā pēc pieņemšanas darbā, ir vienādi augsta riska:

• Snieguma novērtēšanas MI, kas ģenerē punktus, vērtējumus vai sarindošanas rezultātus, ko izmanto paaugstināšanas, prēmiju vai atlaišanas lēmumu pieņemšanai.
• Darbu piešķiršanas algoritmi gig ekonomikas platformās (Uber, Deliveroo, Amazon Flex), kas piešķir darbu, nosaka algas likmes un lēmumu par konta deaktivēšanu. Tie ir augsta riska saskaņā ar 4(b) kat. neatkarīgi no darbinieka nodarbinātības klasifikācijas.
• Produktivitātes uzraudzības programmatūra, kas apkopo tastatūras aktivitāti, lietojumprogrammu lietošanu, komunikācijas metadatus vai atrašanās vietas datus, lai ģenerētu snieguma rādītājus. Gadījumos, kad rezultāti ietekmē līgumiskos lēmumus, piemērojama 4(b) kat.

Emocionālā un uzvedības uzraudzība reāllaikā (4(c) kat.)

Annex III 4(c) kat. ir vērsts konkrēti uz sistēmām, kas uzrauga darbinieku emocionālo vai uzvedības stāvokli reāllaikā. Biežākie darbības jomā esošie ieviešanas gadījumi:

• Zvanu centra emociju analītika, kas novērtē zvanītāju un aģentu noskaņojumu dzīvu zvanu laikā un ģenerē snieguma brīdinājumus.
• Biometriskās labklājības platformas, kas no fizioloģiskiem vai uzvedības signāliem secina par stresu, nogurumu vai iesaistīšanos.
• Uzmanības un iesaistīšanās uzraudzība attālā darba laikā, izmantojot tīmekļkameras balstītu secinājumu izdarīšanu.

Šīs sistēmas papildu aktivizē Art. 50(2): jebkuram izmantotājam, kas izmanto emociju atpazīšanu attiecībā uz darbiniekiem, ir jāpaziņo šiem darbiniekiem, ka viņi ir pakļauti šai sistēmai. Šis paziņošanas pienākums attiecas neatkarīgi no tā, vai plašākais augsta riska atbilstības termiņš ir izpildīts.

Pakalpojumu sniedzēja pret izmantotāja pienākumi — darba devēja pozīcija

Saskaņā ar MI Aktu lielākā daļa darba devēju ieņem izmantotāja lomu — viņi iegādājas augsta riska MI sistēmas no pakalpojumu sniedzējiem (programmatūras pārdevējiem) un ieviež tās savos HR procesos. Pakalpojumu sniedzēja/izmantotāja atšķirība ir juridiski nozīmīga, jo pienākumi atšķiras.

Pakalpojumu sniedzēja pienākumi (pārdevēja atbildība)

Pakalpojumu sniedzējiem — HR programmatūras pārdevējiem — pirms augsta riska sistēmu laišanas ES tirgū ir jāveic šādas darbības:

• Jāizveido un jāuztur kvalitātes pārvaldības sistēma (Art. 9), kas aptver riska pārvaldību, datu pārvaldību, tehnisko dokumentāciju un pēctirgus uzraudzību.
• Jāsagatavo tehniskā dokumentācija saskaņā ar Annex IV, kas apliecina sistēmas dizainu, paredzēto nolūku, snieguma rādītājus, mācību datus un zināmās ierobežotības.
• Jāveic atbilstības novērtēšana saskaņā ar Art. 43 un jāreģistrē sistēma ES datubāzē (Art. 49).
• Jāpiestiprina CE marķējums un jāizsniedz ES atbilstības deklarācija.
• Jāsniedz izmantotājiem lietošanas instrukcijas (Art. 13), tostarp informācija par ierobežotībām, paredzētajiem lietotāju profiliem un uzraudzības prasībām.

Izmantotāja pienākumi (darba devēja atbildība)

Darba devējiem ir:

• Jāpārbauda pakalpojumu sniedzēja atbilstība pirms ieviešanas: jāpārbauda CE marķējums, atbilstības deklarācija un atbilstošas lietošanas instrukcijas.
• Jāievieš saskaņā ar instrukcijām: izmantotāji nedrīkst izmantot sistēmu mērķiem, kas pārsniedz tās noteikto paredzēto nolūku (Art. 25(1)).
• Jānodrošina pienācīga cilvēka uzraudzība (Art. 25(2)): darbiniekiem, kas norīkoti MI rezultātu pārraudzībai, jābūt pilnvarām, tehniskajai kompetencei un laikam, kas nepieciešams, lai saprastu sistēmas rezultātus un vajadzības gadījumā tos ignorētu. Nominālā cilvēka pārskatīšana — izvēles rūtiņas atzīmēšana bez patiesas novērtēšanas — neapmierina šo prasību.
• Jāveic pamattiesību ietekmes novērtējums (FRIA) (Art. 27): obligāts publiskā sektora izmantotājiem; stingri ieteicams privātā sektora darba devējiem, kas ievieš 4. kat. sistēmas, jo īpaši gadījumos, kad rezultāti ietekmē aizsargātās iezīmes.
• Jāuzrauga pēcieviešanas riski: ja izmantotājs identificē riskus, ko pakalpojumu sniedzējs nebija paredzējis, izmantotājam jāpaziņo pakalpojumu sniedzējam un, attiecīgos gadījumos, tirgus uzraudzības iestādei.
• Jāaptur izmantošana, ja notiek nopietni incidenti vai ja sistēma darbībā tiek atzīta par neatbilstošu.

Mijiedarbība ar GDPR 22. pantu un darba tiesībām

GDPR 22. pants — automatizēta lēmumu pieņemšana

GDPR Art. 22 paliek pilnībā spēkā līdzās MI Aktam un tieši attiecas uz HR MI. Tas aizliedz lēmumus, kuru pamatā ir tikai automatizēta apstrāde, ja šie lēmumi rada juridiskas sekas vai līdzvērtīgi nozīmīgas sekas datu subjektam. Nodarbinātības kontekstā šādi lēmumi nepārprotami ir šīs normas darbības jomā: pieņemšana darbā un noraidīšana, atlaišana, paaugstināšana un pazemināšana, atalgojuma noteikšana un disciplinārā rīcība.

Atbilstības nodrošināšanai nepieciešams:

• Pienācīga cilvēka iejaukšanās pirms jebkura svarīga lēmuma — pārskatošajai personai jābūt piekļuvei pamatdatiem un loģikai, nevis tikai kopsavilkuma ieteikumam.
• Tiesības pieprasīt cilvēka pārskatīšanu jebkura automatizēta lēmuma gadījumā pēc pieprasījuma ar patiesu atkārtotas izskatīšanas kapacitāti.
• Juridisks pamats apstrādei saskaņā ar Art. 6 un, ja tiek iesaistīti īpašas kategorijas dati (veselības, etniskās izcelsmes, biometriskā informācija, kas secināta no sejas analīzes), saskaņā ar Art. 9.

MI Akts un GDPR ir papildinoši, nevis savstarpēji izslēdzoši. MI Akta Art. 2(7) apstiprina, ka tas piemērojams, neskarot GDPR. Darba devējiem vienlaikus jāizpilda abas sistēmas prasības.

Valstu darba tiesības — uzņēmumu padomes un līdzlēmums

Vairākās ES dalībvalstīs valstu darba tiesības piešķir līdzlēmuma tiesības attiecībā uz darba vietas tehnoloģijām, kas attiecas uz MI sistēmām neatkarīgi no MI Akta:

• Vācija — Betriebsverfassungsgesetz §87(1) 6. punkts: uzņēmuma padomei ir saistošas līdzlēmuma tiesības attiecībā uz tādu tehnisko ierīču ieviešanu, kas paredzētas darbinieku uzvedības vai snieguma uzraudzībai. MI uzraudzības vai novērtēšanas rīku ieviešana bez iepriekšējas uzņēmuma padomes vienošanās var tikt apstrīdēta darba tiesā (Arbeitsgericht) un apturēta.
• Nīderlande — Wet op de ondernemingsraden (WOR) Art. 27: ondernemingsraad ir piekrišanas tiesības attiecībā uz personāla sistēmām un uzraudzības pasākumiem.
• Austrija — Arbeitsverfassungsgesetz §96: saistošs līdzlēmums par uzraudzības pasākumiem, kas ietekmē personisko cieņu.
• Francija — Code du Travail L. 2312-38: Comité Social et Économique jāinformē un jākonsultējas ar to pirms automatizētu rīku ieviešanas, kas ietekmē darba apstākļus.

Uzņēmumu padomju tiesības parasti prasa iepriekšēju paziņojumu, sistēmas darbības dokumentāciju un daudzos gadījumos formālu vienošanos vai uzņēmuma līgumu (Betriebsvereinbarung) pirms ieviešanas. Šie pienākumi tiek aktivizēti pirms MI Akta atbilstības termiņa un nevar tikt atlikti.

Direktīva 2002/14/EK par darbinieku informēšanu un uzklausīšanu nodrošina arī sistēmu Eiropas uzņēmumu padomēm starptautisku grupu gadījumā, kas ievieš MI rīkus visās dalībvalstīs.

Izpilde — personas datu aizsardzības iestādes, līdztiesības struktūras un darba inspekcijas

MI Akta pienākumu izpilde HR nozarē ietvers vairākas kompetentās iestādes:

• Personas datu aizsardzības iestādes (PDAI): primārā tirgus uzraudzības iestādes kompetence daudzās dalībvalstīs atradīsies pie PDAI vai kopā ar to. PDAI ir vienlaicīga kompetence saskaņā ar GDPR Art. 22 attiecībā uz automatizētas lēmumu pieņemšanas pārkāpumiem. EDPB pamatnostādnes par MI un nodarbinātību paliek autoritatīvā interpretācija ES līmenī.
• Valstu līdztiesības struktūras: gadījumos, kad MI sistēmas rada diskriminējošus rezultātus darbinieku atlasē vai paaugstināšanā — piemēram, nesamērīga ietekme uz sievietēm, etniskajām minoritātēm vai vecāka gadagājuma darbiniekiem — līdztiesības struktūrām (piem., ECRI, Défenseur des droits, Equinet locekļi) ir izmeklēšanas un izpildes pilnvaras saskaņā ar Vienlīdzīgas attieksmes direktīvām (2000/43/EK, 2000/78/EK, 2006/54/EK).
• Darba inspekcijas: dalībvalstīs ar stipriem darba inspekcijas režīmiem inspektori var izmeklēt ar MI saistītus darba apstākļu, uzraudzības ierobežojumu un uzņēmumu padomes tiesību pārkāpumus. Francija (DREETS), Vācija (Gewerbeaufsicht) un Spānija (Inspección de Trabajo) ir aktīvu izpildes iestāžu piemēri.

Sodi saskaņā ar MI Aktu sasniedz 30 miljonus EUR vai 6% no globālā gada apgrozījuma par aizliegtu praksi un 15 miljonus EUR vai 3% no apgrozījuma par citiem augsta riska pārkāpumiem. GDPR naudas sodi saskaņā ar Art. 83 tiek piemēroti kumulatīvi. Reputācijas risks un darbinieku tiesvedība saskaņā ar valstu darba tiesībām rada papildu risku.

Atbilstības plāns HR speciālistiem

Strukturētai atbilstības programmai darba devējiem, kas ievieš MI HR jomā, jārisina šādi jautājumi secīgi:

1. MI sistēmu uzskaite: jākatalogizē visi MI rīki, ko izmanto visā nodarbinātības ciklā — darbinieku atlasē, uzņemšanā, snieguma pārvaldībā, darbaspēka plānošanā un atlaišanā. Katram rīkam jāidentificē Annex III kategorija un jāapstiprina augsta riska klasifikācija.

2. Pakalpojumu sniedzēja pienācīga pārbaude: pirms 2026. gada 2. augusta (vai nākamajā līguma atjaunošanas reizē) jāpieprasa no katra pārdevēja: CE marķējums, ES atbilstības deklarācija, tehniskās dokumentācijas kopsavilkums un lietošanas instrukcijas. Pārdevēji, kas nevar nodrošināt šos dokumentus, jāuzskata par neatbilstošiem.

3. Konsultācijas ar uzņēmuma padomi: jāuzsāk līdzlēmuma vai konsultāciju procedūras saskaņā ar piemērojamiem valstu tiesību aktiem attiecībā uz visām MI sistēmām, kas vēl nav pakļautas formālai vienošanās. Rezultāti jādokumentē uzņēmuma līgumā vai līdzvērtīgā dokumentā.

4. GDPR Art. 22 revīzija: jākartografē visi HR lēmumi ar juridiskām vai nozīmīgām sekām un jāpārbauda, ka neviens lēmums balstās tikai uz automatizētu rezultātu. Jāievieš cilvēka uzraudzības protokoli ar dokumentētu pārskatītāja kompetenci un iejaukšanās uzskaiti.

5. Pamattiesību ietekmes novērtējums: jāveic FRIA saskaņā ar Art. 27 visiem Annex III 4. kat. ieviešanas gadījumiem. Publiskā sektora darba devējiem tas ir obligāts; privātā sektora darba devējiem tas ir sagaidāmais pienācīgas rūpības standarts un aizsardzība pret izpildes darbībām.

6. Pārredzamības pienākumi: jāievieš Art. 50(2) darbinieku paziņošana par jebkuru emociju atpazīšanas sistēmu. Jānodrošina, ka darba pretendenti tiek informēti par MI palīdzību atlasē saskaņā ar GDPR pārredzamības prasībām (Art. 13–14).

7. Cilvēka uzraudzības kapacitāte: jāpārbauda, ka darbiniekiem, kas norīkoti HR MI rezultātu pārskatīšanai, ir patiesas pilnvaras ignorēt ieteikumus, pietiekams laiks pienācīgas pārskatīšanas veikšanai un dokumentēta apmācība, kas atbilst sistēmas sarežģītībai.

8. Incidentu reaģēšanas procedūras: jāizveido procedūras nopietnu incidentu reģistrēšanai, izmeklēšanai un ziņošanai par HR MI sistēmām saskaņā ar Art. 73 pakalpojumu sniedzēja pienākumiem, kas nodoti izmantotājiem ar līgumiskiem pasākumiem.

Atbilstība šajā nozarē nav vienreizējs projekts. MI Akta pienākumu, mainīgo PDAI norādījumu par GDPR Art. 22 un aktīvas uzņēmumu padomes iesaistīšanās kombinācija prasa pastāvīgu pārvaldības struktūru ar īpašu atbildību HR, juridiskajā un personas datu aizsardzības funkcijās.