Άρθρο 45 — Υποχρεώσεις πληροφόρησης κοινοποιημένων οργανισμών (Κανονισμός ΕΕ για την ΤΝ)

Άρθρο 45 του Κανονισμού (ΕΕ) 2024/1689 — Υποχρεώσεις πληροφόρησης κοινοποιημένων οργανισμών. Επίσημο κείμενο, πρακτική ερμηνεία, βασικές υποχρεώσεις και επιπτώσεις για τη συμμόρφωση.

Περίληψη του επίσημου κειμένου

Το Άρθρο 45 του Κανονισμού (ΕΕ) 2024/1689 θεσπίζει συγκεκριμένες υποχρεώσεις πληροφόρησης που επιβαρύνουν τους κοινοποιημένους οργανισμούς καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των δραστηριοτήτων αξιολόγησης συμμόρφωσής τους όσον αφορά συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου που απαριθμούνται στο Παράρτημα III και, όπου εφαρμόζεται, στο Παράρτημα II.

Βάσει του Άρθρου 45, οι κοινοποιημένοι οργανισμοί υποχρεούνται να ενημερώνουν την κοινοποιούσα αρχή — τον εθνικό φορέα που είναι αρμόδιος για τον ορισμό και την εποπτεία τους — για όλες τις διενεργηθείσες αξιολογήσεις συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αρνήθηκαν ή ανακάλεσαν πριν από την ολοκλήρωσή τους. Αυτή η υποχρέωση διαφάνειας εκτείνεται σε περιστάσεις που ενδέχεται να επηρεάσουν το πεδίο εφαρμογής, τις προϋποθέσεις ή τη συνεχή ισχύ της κοινοποίησης, όπως αλλαγές στη δομή, την κυριότητα, την αρμοδιότητα ή τους πόρους του οργανισμού.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί πρέπει επιπλέον να γνωστοποιούν στην κοινοποιούσα αρχή τους κάθε αίτημα παροχής πληροφοριών που λαμβάνουν από αρχές εποπτείας της αγοράς, επιτρέποντας τον συντονισμένο έλεγχο πέρα από τα εθνικά σύνορα. Υποχρεούνται επίσης να αναφέρουν καταγγελίες, προσφυγές και άλλες σχετικές πληροφορίες που αφορούν συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου που έχουν αξιολογήσει, κατόπιν αιτήματος ή με δική τους πρωτοβουλία όταν το θέμα έχει σημασία για ρυθμιστικές ενέργειες.

Το Άρθρο 45 προβλέπει περαιτέρω ότι οι κοινοποιημένοι οργανισμοί θα ανταλλάσσουν πληροφορίες μεταξύ τους και με την Επιτροπή σε θέματα που σχετίζονται με αρνητικά αποτελέσματα αξιολογήσεων συμμόρφωσης, θεσπίζοντας έτσι έναν μηχανισμό συλλογικής ανταλλαγής γνώσεων. Αυτό αποτρέπει τους παρόχους από το να αναζητούν πιο επιεικείς αξιολογητές αφού λάβουν μια αρνηθείσα αξιολόγηση από έναν κοινοποιημένο οργανισμό — πρακτική που μερικές φορές αποκαλείται «αγορά πιστοποιητικών».

Το άρθρο αποτελεί ακρογωνιαίο λίθο της υποδομής λογοδοσίας για το σύστημα κοινοποιημένων οργανισμών, διασφαλίζοντας ότι οι εθνικές αρχές και η Επιτροπή διατηρούν ουσιαστική εποπτεία ως προς τον τρόπο διεξαγωγής των αξιολογήσεων συμμόρφωσης σε όλη την Ένωση.

Τι σημαίνει αυτό στην πράξη

Για τους κοινοποιημένους οργανισμούς, το Άρθρο 45 εισάγει μια συνεχή, προληπτική κουλτούρα γνωστοποίησης που υπερβαίνει κατά πολύ την απλή έκδοση ή απόρριψη πιστοποιητικών. Σε επιχειρησιακό επίπεδο, ένας κοινοποιημένος οργανισμός πρέπει να θεσπίσει εσωτερικές διαδικασίες για την καταγραφή και την αναφορά όλων των σημαντικών γεγονότων στην εθνική κοινοποιούσα αρχή του, ακόμη και όταν τα γεγονότα αυτά δεν οδηγούν σε επίσημο πιστοποιητικό.

Ας εξετάσουμε ένα σενάριο όπου ένας πάροχος συστήματος ΤΝ υψηλού κινδύνου που χρησιμοποιείται στην αξιολόγηση απασχόλησης υποβάλλει τεκμηρίωση για αξιολόγηση συμμόρφωσης, αλλά ο κοινοποιημένος οργανισμός εντοπίζει κρίσιμα κενά στην τεχνική τεκμηρίωση και το σύστημα διαχείρισης κινδύνου. Ακόμη και αν ο πάροχος αποσύρει την αίτηση πριν εκδοθεί επίσημη άρνηση, το Άρθρο 45 απαιτεί από τον κοινοποιημένο οργανισμό να αναφέρει αυτή την απόσυρση. Η κοινοποιούσα αρχή και, μέσω των μηχανισμών ανταλλαγής πληροφοριών, οι άλλοι κοινοποιημένοι οργανισμοί ειδοποιούνται έτσι ότι ένα μη συμμορφούμενο σύστημα ενδέχεται να παρουσιαστεί αλλού για αξιολόγηση.

Ομοίως, εάν μια αρχή εποπτείας της αγοράς — όπως ένας εθνικός ρυθμιστής προστασίας καταναλωτών — επικοινωνήσει με έναν κοινοποιημένο οργανισμό αναζητώντας πληροφορίες για ένα προηγουμένως αξιολογηθέν σύστημα που έχει προκαλέσει ζημία, ο κοινοποιημένος οργανισμός πρέπει να ενημερώσει την κοινοποιούσα αρχή του για αυτό το αίτημα. Αυτό δημιουργεί ένα ίχνος εγγράφων που επιτρέπει συντονισμένη ρυθμιστική απόκριση.

Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί πρέπει επίσης να επανεξετάζουν συνεχώς τις εσωτερικές τους ρυθμίσεις πόρων και αρμοδιοτήτων. Εάν διαπιστώσουν ότι το προσωπικό τους ή η τεχνική τους ικανότητα δεν καλύπτει πλέον ορισμένες κατηγορίες συστημάτων ΤΝ, πρέπει να γνωστοποιούν αμέσως αυτή την αλλαγή ώστε να μπορεί να προσαρμοστεί το πεδίο εφαρμογής του ορισμού τους — προστατεύοντας την ακεραιότητα της αγοράς αποτρέποντας αξιολογήσεις σε τομείς όπου ο οργανισμός δεν διαθέτει πραγματική εμπειρογνωμοσύνη.

Για τους παρόχους, αυτό το πλαίσιο σημαίνει ότι μια αρνηθείσα ή ανακληθείσα αξιολόγηση δεν αποτελεί εμπιστευτικό γεγονός. Επομένως, η δέουσα επιμέλεια πριν από την ανάθεση σε κοινοποιημένο οργανισμό είναι σκόπιμη.

Βασικές υποχρεώσεις

• Αναφορά αρνηθεισών και ανακληθεισών αξιολογήσεων: Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί πρέπει να ενημερώνουν την κοινοποιούσα αρχή για κάθε αξιολόγηση συμμόρφωσης που αρνήθηκε ή ανακάλεσε ο πάροχος πριν από την ολοκλήρωσή της, συμπεριλαμβανομένων των λόγων όπου αυτοί μπορούν να διαπιστωθούν.
• Γνωστοποίηση περιστάσεων που επηρεάζουν το πεδίο εφαρμογής: Κάθε αλλαγή στη νομική κατάσταση, την κυριότητα, το ανώτερο προσωπικό, την οργανωτική δομή ή την τεχνική αρμοδιότητα του οργανισμού που θα μπορούσε να επηρεάσει την κοινοποίησή του πρέπει να κοινοποιείται στην κοινοποιούσα αρχή χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.
• Ανταλλαγή πληροφοριών με άλλους κοινοποιημένους οργανισμούς: Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί υποχρεούνται να ανταλλάσσουν πληροφορίες για αρνητικά αποτελέσματα αξιολόγησης και σχετικά θέματα με ομότιμους κοινοποιημένους οργανισμούς και με την Επιτροπή, αποτρέποντας την αγορά πιστοποιητικών σε όλη την Ένωση.
• Αναφορά ρυθμιστικών επαφών: Η λήψη αιτημάτων παροχής πληροφοριών από αρχές εποπτείας της αγοράς, εθνικές αρμόδιες αρχές ή άλλους ρυθμιστικούς φορείς πρέπει να γνωστοποιείται στην κοινοποιούσα αρχή, επιτρέποντας συντονισμένη εποπτεία.
• Γνωστοποίηση καταγγελιών και προσφυγών: Σημαντικές καταγγελίες, προσφυγές κατά αποφάσεων αξιολόγησης και πληροφορίες μετά τη διάθεση στην αγορά σχετικά με αξιολογηθέντα συστήματα ΤΝ πρέπει να αναφέρονται κατόπιν αιτήματος ή προληπτικά όταν αυτό είναι δικαιολογημένο.
• Διατήρηση ετοιμότητας για ελέγχους: Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί πρέπει να θέτουν στη διάθεση της κοινοποιούσας αρχής όλη την σχετική τεκμηρίωση, τα αρχεία και τα αποδεικτικά στοιχεία των δραστηριοτήτων αξιολόγησής τους για τη στήριξη της συνεχούς παρακολούθησης του ορισμού τους.

Σχέση με άλλα άρθρα

Το Άρθρο 45 λειτουργεί στο πλαίσιο ενός πυκνού δικτύου διατάξεων που διέπουν το σύστημα κοινοποιημένων οργανισμών βάσει του Τίτλου III, Κεφάλαιο 5. Είναι αχώριστο από το Άρθρο 33, το οποίο θεσπίζει τις γενικές υποχρεώσεις και απαιτήσεις που πρέπει να πληρούν οι κοινοποιημένοι οργανισμοί για να αποκτήσουν και να διατηρήσουν τον ορισμό τους, και από το Άρθρο 34, το οποίο ορίζει τους κανόνες για θυγατρικές και υπεργολάβους που επηρεάζουν την οργανωτική διαφάνεια.

Η διαδικασία κοινοποίησης και ορισμού που διέπεται από τα Άρθρα 35 και 36 παρέχει το θεσμικό πλαίσιο για το Άρθρο 45: η κοινοποιούσα αρχή που λαμβάνει πληροφορίες βάσει του Άρθρου 45 είναι ο ίδιος φορέας που μπορεί να αναστείλει ή να αποσύρει μια κοινοποίηση βάσει του Άρθρου 35 εάν οι γνωστοποιηθείσες πληροφορίες αποκαλύπτουν μη συμμόρφωση.

Το Άρθρο 44 (πιστοποιητικά συμμόρφωσης) και το Άρθρο 46 (παρέκκλιση από διαδικασίες αξιολόγησης συμμόρφωσης) πρέπει να διαβάζονται παράλληλα με το Άρθρο 45, καθώς καθορίζουν τα αποτελέσματα της διαδικασίας αξιολόγησης συμμόρφωσης, την ακεραιότητα της οποίας οι υποχρεώσεις πληροφόρησης του Άρθρου 45 σκοπεύουν να προστατεύσουν.

Σε επίπεδο εποπτείας της αγοράς, τα Άρθρα 74 έως 76 βασίζονται σιωπηρά στις ροές πληροφοριών που δημιουργούνται από το Άρθρο 45 για να λειτουργούν αποτελεσματικά, όπως επίσης και οι μηχανισμοί συντονισμού που αφορούν το Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Τεχνητής Νοημοσύνης (EAIB) που συστάθηκε βάσει του Άρθρου 65.

Χρονοδιάγραμμα συμμόρφωσης

Ο Κανονισμός ΕΕ για την ΤΝ τέθηκε σε ισχύ την 1η Αυγούστου 2024, είκοσι ημέρες μετά τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (OJ L 2024/1689, 12 Ιουλίου 2024). Το Άρθρο 45 εμπίπτει στις διατάξεις που εφαρμόζονται σε συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου βάσει του Τίτλου III.

Το σταδιακό πρόγραμμα εφαρμογής είναι το εξής:

• 1η Αυγούστου 2024 — Έναρξη ισχύος· αρχίζουν οι προπαρασκευαστικές υποχρεώσεις για τα κράτη μέλη και την Επιτροπή.
• 2 Φεβρουαρίου 2025 — Τέθηκαν σε εφαρμογή οι απαγορευμένες πρακτικές ΤΝ (Τίτλος II, Άρθρο 5).
• 2 Αυγούστου 2025 — Τέθηκαν σε εφαρμογή οι υποχρεώσεις μοντέλων GPAI (Τίτλος VIII) και οι διατάξεις διακυβέρνησης· αναμενόταν οι διαδικασίες ορισμού κοινοποιημένων οργανισμών να βρίσκονται επιχειρησιακά σε προχωρημένο στάδιο έως αυτή την ημερομηνία.
• 2 Αυγούστου 2026 — Το Άρθρο 45, μαζί με το πλήρες σύνολο υποχρεώσεων του Τίτλου III, Κεφάλαιο 5 σχετικά με τους κοινοποιημένους οργανισμούς και τις αξιολογήσεις συμμόρφωσης για συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου που απαριθμούνται στο Παράρτημα III, καθίσταται πλήρως εφαρμοστέο. Οι κοινοποιημένοι οργανισμοί πρέπει να συμμορφώνονται πλήρως με τις υποχρεώσεις πληροφόρησής τους από αυτή την ημερομηνία.
• 2 Αυγούστου 2027 — Παρατεταμένη προθεσμία για ορισμένα συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου που καλύπτονται από υφιστάμενη νομοθεσία εναρμόνισης της Ένωσης που απαριθμείται στο Παράρτημα II, Τμήμα 1, δίνοντας στους κατασκευαστές σε αυτούς τους ρυθμιζόμενους τομείς επιπλέον χρόνο για να προσαρμόσουν τις διαδικασίες αξιολόγησης συμμόρφωσης.

Οι οργανισμοί που επιδιώκουν ορισμό ως κοινοποιημένοι οργανισμοί πρέπει να έχουν θεσπίσει τις διαδικασίες διαχείρισης πληροφοριών και γνωστοποίησης καλά πριν από την προθεσμία του Αυγούστου 2026, ώστε να διασφαλίσουν ότι μπορούν να αποδείξουν τη συμμόρφωση από την πρώτη ημέρα πλήρους εφαρμογής.