Άρθρο 12 — Τήρηση αρχείων (EU AI Act)

Άρθρο 12 του Κανονισμού (ΕΕ) 2024/1689 — Τήρηση αρχείων. Επίσημο κείμενο, πρακτική ερμηνεία, βασικές υποχρεώσεις και επιπτώσεις συμμόρφωσης.

Σύνοψη Επίσημου Κειμένου

Το Άρθρο 12 του Κανονισμού (ΕΕ) 2024/1689 θεσπίζει υποχρεωτικές απαιτήσεις τήρησης αρχείων για συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου. Το άρθρο βρίσκεται στον Τίτλο III, Κεφάλαιο 2, το οποίο ορίζει τις τεχνικές απαιτήσεις και απαιτήσεις διακυβέρνησης που πρέπει να πληρούν τα συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου πριν από τη διάθεσή τους στην αγορά της ΕΕ ή την έναρξη λειτουργίας τους.

Η βασική υποχρέωση είναι ότι τα συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου πρέπει να σχεδιάζονται και να αναπτύσσονται με δυνατότητες καταγραφής που επιτρέπουν την αυτόματη καταγραφή γεγονότων — κοινώς αποκαλούμενα αρχεία καταγραφής — κατά τη διάρκεια της επιχειρησιακής ζωής του συστήματος. Αυτά τα αρχεία εξυπηρετούν διττό σκοπό: υποστήριξη παρακολούθησης μετά τη διάθεση στην αγορά από τον πάροχο βάσει του Άρθρου 72, και δυνατότητα άσκησης εποπτικών και ερευνητικών λειτουργιών από εθνικές αρμόδιες αρχές.

Το Άρθρο 12(2) ορίζει ότι οι δυνατότητες καταγραφής πρέπει, κατ' ελάχιστον, να καταγράφουν την περίοδο κάθε χρήσης του συστήματος (ημερομηνία και ώρα έναρξης και λήξης), τη βάση δεδομένων αναφοράς βάσει της οποίας έχουν ελεγχθεί τα δεδομένα εισόδου κατά περίπτωση, τα δεδομένα εισόδου που οδήγησαν σε δεδομένο αποτέλεσμα ή αποτέλεσμα, και — σε περίπτωση βιομετρικών συστημάτων αναγνώρισης — την ταυτότητα των φυσικών προσώπων που εμπλέκονται στην επαλήθευση των αποτελεσμάτων.

Το άρθρο τοποθετεί την υποχρέωση σχεδιασμού αποκλειστικά στους παρόχους. Η καταγραφή πρέπει να ενσωματώνεται στο σύστημα εξ κατασκευής, όχι να προστίθεται εκ των υστέρων. Αυτό αντανακλά τη φιλοσοφία εκ σχεδιασμού του Κανονισμού. Οι φορείς εκμετάλλευσης που αναπτύσσουν αυτά τα συστήματα φέρουν συμπληρωματικές υποχρεώσεις βάσει του Άρθρου 26 για τη διατήρηση αρχείων καταγραφής που παράγονται κατά τη χρήση του συστήματος, στον βαθμό που τέτοια αρχεία βρίσκονται υπό τον έλεγχό τους.

Τι Σημαίνει Αυτό στην Πράξη

Για παρόχους που αναπτύσσουν ή διαθέτουν συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου στην αγορά της ΕΕ, το Άρθρο 12 απαιτεί αποφάσεις μηχανολογικού επιπέδου κατά τη φάση σχεδιασμού, όχι μετά την ανάπτυξη. Η καταγραφή πρέπει να αποτελεί αρχιτεκτονικό χαρακτηριστικό του προϊόντος.

Εμπλεκόμενα μέρη. Κάθε οργανισμός που αναπτύσσει, διαθέτει στην αγορά ή θέτει σε λειτουργία σύστημα ΤΝ υψηλού κινδύνου όπως ορίζεται βάσει του Άρθρου 6 και του Παραρτήματος III υπόκειται στο Άρθρο 12. Αυτό περιλαμβάνει συστήματα που χρησιμοποιούνται στη διαλογή υποψηφίων για εργασία, στη βαθμολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας, στη βιομετρική αναγνώριση, στη διαχείριση κρίσιμης υποδομής, στην εκπαιδευτική αξιολόγηση, στην επιβολή του νόμου, στον έλεγχο συνόρων και στην απονομή δικαιοσύνης, μεταξύ άλλων. Οι φορείς εκμετάλλευσης — οργανισμοί που αναπτύσσουν σύστημα ΤΝ υψηλού κινδύνου παρόχου στο δικό τους πλαίσιο — φέρουν δευτερεύουσες υποχρεώσεις για τη διατήρηση αρχείων που ελέγχουν.

Απαιτούμενες συγκεκριμένες ενέργειες. Ένας πάροχος πρέπει να εφαρμόσει αυτόματη καταγραφή που συλλαμβάνει τα απαιτούμενα σημεία δεδομένων χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση. Για παράδειγμα, ένας πάροχος εργαλείου διαλογής βιογραφικών σημειωμάτων με υποβοήθηση ΤΝ πρέπει να διασφαλίζει ότι το σύστημα καταγράφει κάθε συνεδρία πρόσληψης, την έκδοση του συνόλου δεδομένων που χρησιμοποιήθηκε για εκπαίδευση ή βαθμονόμηση του μοντέλου, και τις εισόδους (προφίλ αιτούντων) που παρήγαγαν κάθε αποτέλεσμα (κατάταξη ή σύσταση). Ένας φορέας εκμετάλλευσης που αναπτύσσει αυτό το εργαλείο πρέπει να διατηρεί αυτά τα αρχεία και να τα καθιστά διαθέσιμα στις αρχές κατόπιν αιτήματος.

Ερευνητική χρησιμότητα. Τα αρχεία υπάρχουν κυρίως για να επιτρέπουν αναδρομική ανάλυση. Εάν ένα σύστημα παράγει διακριτικό αποτέλεσμα ή προκαλεί βλάβη, οι ρυθμιστικές αρχές πρέπει να είναι σε θέση να ανακατασκευάσουν τι συνέβη. Αρχεία που είναι ελλιπή, έχουν αντικατασταθεί ή δεν είναι προσβάσιμα ματαιώνουν αυτόν τον σκοπό και εκθέτουν τόσο τον πάροχο όσο και τον φορέα εκμετάλλευσης σε εκτελεστικό κίνδυνο.

Αναλογικότητα. Το συγκεκριμένο εύρος αυτού που πρέπει να καταγράφεται βαθμονομείται στον τύπο συστήματος. Τα βιομετρικά συστήματα αντιμετωπίζουν τις πιο λεπτομερείς απαιτήσεις. Οι πάροχοι πρέπει να τεκμηριώνουν τις αποφάσεις σχεδιασμού καταγραφής στην τεχνική τεκμηρίωση που απαιτείται από το Άρθρο 11.

Βασικές Υποχρεώσεις

• Καταγραφή εκ σχεδιασμού. Τα συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου πρέπει να σχεδιάζονται και να αναπτύσσονται με αυτόματες δυνατότητες καταγραφής γεγονότων ενσωματωμένες στην αρχιτεκτονική του συστήματος πριν από τη διάθεση στην αγορά ή την ανάπτυξη.
• Ελάχιστο περιεχόμενο αρχείων. Τα αρχεία πρέπει να συλλαμβάνουν, κατ' ελάχιστον: την επιχειρησιακή περίοδο κάθε συνεδρίας χρήσης, τη βάση δεδομένων αναφοράς που χρησιμοποιείται για επαλήθευση εισόδου όπου εφαρμόζεται, τα δεδομένα εισόδου που παρήγαγαν κάθε αποτέλεσμα ή απόφαση, και — για βιομετρικά συστήματα αναγνώρισης — τις ταυτότητες φυσικών προσώπων που επαλήθευσαν αποτελέσματα.
• Διατήρηση αρχείων φορέα εκμετάλλευσης. Οι φορείς εκμετάλλευσης πρέπει να διατηρούν αρχεία καταγραφής που παράγονται κατά τη χρήση συστήματος ΤΝ υψηλού κινδύνου για το διάστημα που απαιτεί το εφαρμοστέο δίκαιο και, κατ' ελάχιστον, για τη διάρκεια που είναι αναγκαία για την υποστήριξη παρακολούθησης μετά τη διάθεση στην αγορά και κανονιστικών ερευνών.
• Προσβασιμότητα στις αρχές. Τα αρχεία πρέπει να είναι διαθέσιμα στις εθνικές αρμόδιες αρχές κατόπιν αιτήματος για τη διευκόλυνση της εποπτικής εποπτείας, της έρευνας συμβάντων και δραστηριοτήτων εποπτείας αγοράς.
• Ιχνηλασιμότητα αποτελεσμάτων. Το σύστημα καταγραφής πρέπει να επιτρέπει την ανακατασκευή αιτιακής αλυσίδας από συγκεκριμένη είσοδο σε συγκεκριμένο αποτέλεσμα, υποστηρίζοντας την υπευθυνότητα και το δικαίωμα εξήγησης όπου εφαρμόζεται.
• Ευθυγράμμιση με τεχνική τεκμηρίωση. Η αρχιτεκτονική καταγραφής και το εύρος της πρέπει να περιγράφονται στην τεχνική τεκμηρίωση που διατηρείται βάσει του Άρθρου 11, διασφαλίζοντας συνέπεια μεταξύ του συστήματος όπως σχεδιάστηκε και του συστήματος όπως παρακολουθείται.

Σχέση με Άλλα Άρθρα

Το Άρθρο 12 δεν μπορεί να αναγνωστεί αποκομμένο. Λειτουργεί ως μέρος δικτύου διασυνδεδεμένων απαιτήσεων στον Τίτλο III, Κεφάλαιο 2.

Άρθρο 9 (Σύστημα διαχείρισης κινδύνου) θεσπίζει το συνολικό πλαίσιο εντός του οποίου τροφοδοτεί η καταγραφή — τα αρχεία παράγουν τα επιχειρησιακά δεδομένα που χρειάζονται για τον εντοπισμό και αξιολόγηση κινδύνων στην πραγματική ανάπτυξη.

Άρθρο 11 (Τεχνική τεκμηρίωση) απαιτεί από τους παρόχους να τεκμηριώνουν την αρχιτεκτονική και τις δυνατότητες καταγραφής ως μέρος του ευρύτερου τεχνικού φακέλου που υποβάλλεται σε κοινοποιημένους οργανισμούς ή διατηρείται για κανονιστικές επιθεωρήσεις.

Άρθρο 17 (Σύστημα διαχείρισης ποιότητας) απαιτεί από τους παρόχους να διατηρούν σύστημα διαχείρισης ποιότητας που ενσωματώνει την καταγραφή σε ευρύτερους λειτουργικούς ελέγχους και διαδικασίες διορθωτικής δράσης.

Άρθρο 26 (Υποχρεώσεις αναπτυσσόντων) αναθέτει στους φορείς εκμετάλλευσης την υποχρέωση διατήρησης αρχείων υπό τον έλεγχό τους και συνεργασίας με παρόχους και αρχές, καθιστώντας το Άρθρο 12 κοινή ευθύνη σε ολόκληρη την αλυσίδα εφοδιασμού.

Άρθρο 72 (Παρακολούθηση μετά τη διάθεση στην αγορά) είναι ο κατιών καταναλωτής αρχείων του Άρθρου 12 — το σύστημα παρακολούθησης βασίζεται σε επιχειρησιακά αρχεία για τον εντοπισμό υποβάθμισης απόδοσης, απροσδόκητων αποτελεσμάτων και αναδυόμενων κινδύνων μετά την ανάπτυξη.

Άρθρο 73 (Αναφορά σοβαρών συμβάντων) χρησιμοποιεί δεδομένα αρχείων ως πρωτεύοντα στοιχεία όταν οι πάροχοι υποχρεούνται να αναφέρουν σοβαρές δυσλειτουργίες ή συμβάντα στις αρχές εποπτείας αγοράς.

Χρονοδιάγραμμα Συμμόρφωσης

Ο EU AI Act (Κανονισμός 2024/1689) τέθηκε σε ισχύ την 1η Αυγούστου 2024, είκοσι ημέρες μετά τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Η εφαρμογή του Κανονισμού είναι σταδιακή:

• 2 Φεβρουαρίου 2025 — Κατέστησαν εφαρμοστέες οι απαγορεύσεις πρακτικών ΤΝ μη αποδεκτού κινδύνου (Τίτλος II, Άρθρο 5).
• 2 Αυγούστου 2025 — Κατέστησαν εφαρμοστέοι κανόνες για μοντέλα ΤΝ γενικού σκοπού (Τίτλος VIII) και υποχρεώσεις διακυβέρνησης (Τίτλος III, Κεφάλαιο 4 για κοινοποιημένους οργανισμούς· Τίτλος VI για διακυβέρνηση).
• 2 Αυγούστου 2026 — Αρχίζουν να εφαρμόζονται για τις περισσότερες κατηγορίες υποχρεώσεις για συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου που απαριθμούνται στο Παράρτημα III. Το Άρθρο 12 εμπίπτει σε αυτή τη φάση. Πάροχοι και φορείς εκμετάλλευσης συστημάτων ΤΝ υψηλού κινδύνου πρέπει να έχουν συμβατές δυνατότητες καταγραφής σε λειτουργία έως αυτή την ημερομηνία.
• 2 Αυγούστου 2027 — Παράταση της προθεσμίας για συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου που καλύπτονται από υφιστάμενη τομεακή νομοθεσία εναρμόνισης της Ένωσης που απαριθμείται στο Παράρτημα I (π.χ. μηχανήματα, ιατρικά βοηθήματα), παρέχοντας σε αυτούς τους τομείς πρόσθετο χρόνο για προσαρμογή υφιστάμενων πλαισίων εκτίμησης συμμόρφωσης.

Οι οργανισμοί που αναπτύσσουν συστήματα ΤΝ υψηλού κινδύνου πρέπει να αντιμετωπίζουν την 2 Αυγούστου 2026 ως την τελική προθεσμία συμμόρφωσης για τις απαιτήσεις καταγραφής του Άρθρου 12, με τον σχεδιασμό και τις δοκιμές της υποδομής καταγραφής να ολοκληρώνονται πολύ νωρίτερα για να επιτραπεί χρόνος για διαδικασίες εκτίμησης συμμόρφωσης βάσει του Άρθρου 43.