EU-AI-Act-Compliance-Checkliste: FAQ-Leitfaden Schritt für Schritt

Eine schrittweise EU-AI-Act-Compliance-Checkliste in Frage-und-Antwort-Form: Anwendungsbereich, verbleibende Fristen, Risikoeinstufung, verbotene Praktiken, GPAI, Hochrisiko-Konformität und die Pflichten von Anbietern und Betreibern.

Dieser Leitfaden beantwortet die Compliance-Fragen in der Reihenfolge, in der sie tatsächlich auftauchen: Erfasst mich die Verordnung, was bindet mich heute schon, welche meiner Systeme sind hochriskant, was muss ich vorlegen, und was kostet ein Fehler. Jede Antwort ist an eine Rechtsgrundlage geknüpft, die Sie in einem internen Vermerk zitieren können.

Wer muss diese Checkliste durcharbeiten?

Jede Organisation, die ein in der EU verwendetes KI-System entwickelt, einsetzt, einführt oder vertreibt — unabhängig vom Sitz. Art. 2 erfasst Anbieter und Betreiber aus Drittstaaten, sobald der erzeugte Output in der Union verwendet wird: Ein US-SaaS-Anbieter mit europäischen Kunden fällt genauso darunter wie eine Frankfurter Bank.

Vier Fragen bestimmen Ihren Pflichtenkatalog, und alle vier müssen beantwortet sein, bevor die Checkliste Sinn ergibt:

Die letzte Zeile übersehen die meisten Inventare. Transparenzpflichten treffen Systeme, die gar nicht hochriskant sind: Ein Kundenservice-Chatbot trägt heute eine Pflicht, ohne je etwas von der Konformitätslast zu tragen, mit der sich diese Checkliste überwiegend beschäftigt.

Was bindet Sie bereits, was steht noch bevor?

Fünf Anwendungstermine sind verstrichen; die eigentliche Konformitätsarbeit fällt in den Dezember 2027. Die folgenden Daten folgen dem Fristen-Datensatz dieser Website, der die Verschiebungen der Verordnung (EU) 2026/1744 abbildet.

Der Digital Omnibus hat vier dieser Termine verschoben und Art. 4 neu gefasst; das vollständige Vorher-Nachher-Register steht unter /changes/. Er hat keine Pflicht gestrichen und keine Ausnahme geschaffen — ein auf den ursprünglichen Terminen aufgebautes Programm bleibt daher richtig, es hat nur mehr Vorlauf.

Schritt 1 — Ist Ihr KI-Inventar vollständig?

Ohne vollständiges Inventar ist nichts Nachgelagertes belastbar. Legen Sie ein Register aller KI-Systeme an, mit denen Ihre Organisation zu tun hat:

• KI-Systeme, die Sie entwickeln und verkaufen oder lizenzieren (Sie sind Anbieter)
• KI-Systeme, die Sie einkaufen und intern verwenden (Sie sind Betreiber)
• KI-Systeme, die in Produkte eingebettet sind, die Sie herstellen oder einführen
• KI-Systeme, die Sie über APIs Dritter nutzen (Cloud-KI, Basismodell-APIs)

Für jedes: Name, Funktion, Ein- und Ausgabedaten, Verwendungskontext, Entscheidungswirkung, betroffene Personen. Markieren Sie Systeme mit unklarer Einstufung — sie brauchen eine juristische, keine technische Antwort.

Zwei Kategorien werden systematisch untererfasst: KI-Funktionen in bereits bezahlten SaaS-Werkzeugen und Modelle, die einzelne Teams am Einkauf vorbei gebaut haben. Fragen Sie die Buchhaltung nach der Lieferantenliste und die Entwicklung nach dem Modellregister; die Vereinigung beider Listen kommt der Wahrheit näher als jede allein.

Schritt 2 — Betreiben Sie bereits etwas Illegales?

Prüfen Sie Art. 5 vor jeder Risikoeinstufung, denn ein verbotenes System lässt sich nicht in Konformität überführen. Gleichen Sie jedes System mit der Liste ab:

• Subliminale, manipulative oder täuschende Techniken, die das Verhalten wesentlich verändern
• Ausnutzung von Schutzbedürftigkeit wegen Alters, Behinderung oder sozialer bzw. wirtschaftlicher Lage
• Social Scoring mit benachteiligender Wirkung in sachfremden Zusammenhängen
• Ungezieltes Auslesen von Gesichtsbildern zum Aufbau von Erkennungsdatenbanken
• Emotionserkennung am Arbeitsplatz oder in Bildungseinrichtungen
• Biometrische Kategorisierung zur Ableitung sensibler Merkmale
• Biometrische Echtzeit-Fernidentifizierung im öffentlichen Raum durch Strafverfolgungsbehörden

→ Stilllegen oder grundlegend neu konzipieren. Diese Verbote gelten seit dem 2. Februar 2025 und liegen in der Bußgeldstufe von 35 Mio. € / 7 %. Der Leitfaden zu verbotenen Praktiken behandelt die engen Ausnahmen.

Ab dem 2. Dezember 2026 kommt ein weiteres Verbot für Systeme hinzu, die Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs oder nicht einvernehmliche intime Bilder erzeugen.

Schritt 3 — Sind Sie Anbieter eines Modells mit allgemeinem Verwendungszweck?

Wenn Ihre Organisation ein Basismodell entwickelt und veröffentlicht, gelten die Pflichten des Kapitels V seit dem 2. August 2025. Drei Prüfungen:

• Wird das Modell selbstüberwacht in erheblichem Maßstab trainiert?
• Kann es eine breite Palette unterschiedlicher Aufgaben kompetent ausführen?
• Wird es Dritten zur Verfügung gestellt statt rein intern genutzt?

Wenn ja: Modelldokumentation für das KI-Büro und für nachgelagerte Anbieter, Urheberrechtspolitik und hinreichend detaillierte öffentliche Zusammenfassung der Trainingsinhalte. Oberhalb von 10²⁵ FLOPs Trainingsrechenleistung wird systemisches Risiko vermutet — hinzu kommen Modellbewertung, adversarielle Tests, Vorfallmeldung und Cybersicherheit. Einzelheiten im GPAI-Leitfaden.

Seit dem 2. August 2026 setzt die Kommission — nicht die nationalen Behörden — dieses Kapitel unmittelbar durch, mit Bußgeldern bis zu 15 Mio. € oder 3 %.

Schritt 4 — Welche Ihrer Systeme sind hochriskant?

Klassifizieren Sie gegen Anhang III und Anhang I, wenden Sie den Filter des Art. 6(3) an und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest. Anhang III nennt acht eigenständige Kategorien: Biometrie, kritische Infrastruktur, allgemeine und berufliche Bildung, Beschäftigung und Arbeitnehmerverwaltung, Zugang zu wesentlichen privaten und öffentlichen Diensten, Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle sowie Rechtspflege. Anhang I erfasst KI als Sicherheitsbauteil eines bereits produktsicherheitsrechtlich regulierten Produkts.

Die Ausnahme des Art. 6(3) befreit ein System, das zwar in eine Anhang-III-Kategorie fällt, aber kein erhebliches Risiko birgt: eng begrenzte Verfahrensaufgabe, Verbesserung des Ergebnisses einer abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit, Erkennung von Entscheidungsmustern ohne Ersetzung der menschlichen Bewertung, oder rein vorbereitende Arbeit. Bei Profiling natürlicher Personen greift sie nie. Die Bewertung ist vor dem Inverkehrbringen zu dokumentieren, die Registrierung bleibt bestehen.

Einstufungsentscheidungen sind das am häufigsten geprüfte Artefakt dieser Checkliste. Halten Sie die geprüfte Kategorie, die Begründung, die Belege, das Datum und die verantwortliche Person fest.

Schritt 5 — Sind Sie Anbieter oder Betreiber?

Die Rolle bestimmt rund 80 % des Aufwands, und der Einkauf legt sie nicht endgültig fest. Nach Art. 25 werden Sie zum Anbieter eines nicht selbst gebauten Hochrisikosystems, wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Marke anbringen, es wesentlich verändern oder so umwidmen, dass es hochriskant wird. Ein Herstellermodell auf eigenen Daten nachzutrainieren und unter eigener Marke auszuliefern ist der übliche Weg, ungeplante Anbieterpflichten zu erwerben.

Der Leitfaden Anbieter vs. Betreiber behandelt die Grenzfälle einschließlich Einführern und Händlern, die Prüf- statt Konformitätspflichten tragen.

Schritte 6 bis 10 — Was produziert das Hochrisiko-Programm?

Sechs Artefakte in Abhängigkeitsreihenfolge. Jedes ist Eingabe für das nächste — deshalb bleibt ein Programm stecken, das mit der Dokumentation beginnt und sich zur Governance zurückarbeitet.

1. Qualitätsmanagementsystem (Art. 17) — Richtlinien, Verantwortlichkeiten, Änderungssteuerung, Datenmanagement, Beobachtung nach dem Inverkehrbringen und Vorfallverfahren. Danach fragt eine Marktüberwachungsbehörde zuerst.
2. Risikomanagement-Aufzeichnungen (Art. 9) — der iterative Zyklus aus Ermittlung, Abschätzung und Minderung, über den gesamten Lebenszyklus geführt statt einmalig abgezeichnet.
3. Nachweise zur Daten-Governance (Art. 10) — Herkunft, Repräsentativität, Prüfung und Minderung von Verzerrungen für Trainings-, Validierungs- und Testdaten.
4. Technische Dokumentation nach Anhang IV — der im Leitfaden zur technischen Dokumentation beschriebene Bestand, einschließlich Tests gegen Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit nach Art. 15.
5. Konformitätsbewertung und Erklärung — Selbstbewertung nach Anhang VI oder benannte Stelle, wo Biometrie oder Anhang-I-Produktrecht es verlangen. Siehe Leitfaden zur Konformitätsbewertung.
6. Registrierung, CE-Kennzeichnung und Beobachtung — Eintrag in die EU-Datenbank vor dem Inverkehrbringen, CE-Kennzeichnung an der Dokumentation, danach der Plan zur Beobachtung nach dem Inverkehrbringen und die Meldung schwerwiegender Vorfälle nach Art. 73.

Zielen Sie auf den 2. Dezember 2027 für eigenständige Anhang-III-Systeme und auf den 2. August 2028 für eingebettete Anhang-I-Systeme. Ein realistisches Programm für ein einzelnes Hochrisikosystem läuft 12 bis 24 Monate: Ein Start Ende 2026 liegt ohne Puffer im Fenster — und die Kapazität benannter Stellen wird knapper, je näher der Termin rückt.

Was gilt, wenn Sie nur fremde KI nutzen?

Sie sind Betreiber, und Ihre Checkliste ist kurz, aber nicht leer. Hier stehen die meisten Organisationen: kein eigenes Modell, ein Dutzend KI-Funktionen über SaaS und APIs.

• KI-Kompetenz (Art. 4) gilt jetzt, für jeden Betreiber, auf jeder Risikostufe.
• Transparenz (Art. 50) gilt jetzt für das, was Ihre Nutzer sehen: Chatbot-Hinweis, Deepfake-Kennzeichnung, Kennzeichnung veröffentlichter KI-Texte zur Information der Öffentlichkeit.
• Betreiberpflichten (Art. 26) gelten ab dem 2. Dezember 2027 überall dort, wo der Anwendungsfall unter eine Anhang-III-Kategorie fällt — Bewerberauswahl, Kreditentscheidungen, Arbeitnehmerverwaltung.
• Art. 25 ist die Falle: Sobald Sie umetikettieren oder wesentlich verändern, erben Sie den Anbieterkatalog.

Das praktische Steuerungsinstrument ist die Lieferantenprüfung: Konformitätserklärung, Betriebsanleitung und die nach Art. 13 geschuldeten Informationen einfordern. Der Leitfaden zu Drittanbieter-KI sagt, was vertraglich zu verlangen ist.

Was ändert sich je nach Branche?

Die Pflichten sind identisch; die Einstufungsergebnisse und die überlagernden Regime nicht.

• Finanzdienstleistungen — Kredit-Scoring und Versicherungstarifierung fallen unter Anhang III, und Betreiber schulden dort eine Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27. Das IKT-Risikomanagement aus DORA deckt den Risikomanagement-Artikel teilweise ab, nicht aber KI-spezifische Daten-Governance und menschliche Aufsicht. Bauen Sie einen Meldeprozess, der DORA Art. 19 und AI Act Art. 73 zugleich erfüllt. Siehe Finanzsektor-Leitfaden und DORA/NIS2-Konvergenzleitfaden.
• Gesundheit und Medizinprodukte — KI als Sicherheitsbauteil eines MDR/IVDR-Produkts fällt unter Anhang I, anwendbar ab dem 2. August 2028. Bestehende technische Dokumentation und ISO-13485-QMS sind die Grundlage und müssen um die Anforderungen des Kapitels III erweitert werden; Ihre benannte Stelle braucht eine gesonderte Benennung nach dem AI Act.
• Personalwesen und Recruiting — Beschäftigungskategorie des Anhangs III. Die Prüfung von Verzerrungen nach Art. 10 ist das Hauptrisiko, Transparenz gegenüber Bewerbern eine Betreiberpflicht, und keine endgültige Personalentscheidung darf ohne übersteuerungsfähigen Menschen auf dem System beruhen.
• Öffentlicher Sektor — die Grundrechte-Folgenabschätzung ist Pflicht, und Betreiber registrieren ihre Verwendung von Anhang-III-Systemen in der EU-Datenbank.

Die Branchenleitfäden behandeln neun Industrien in derselben Struktur.

Was kostet Nichtkonformität?

Drei Stufen, und für gewöhnliche Unternehmen zählt vor allem die mittlere. Art. 99 setzt 35 Mio. € oder 7 % des weltweiten Umsatzes für die Verbote des Art. 5 an, 15 Mio. € oder 3 % für die meisten übrigen Pflichten — einschließlich Transparenz nach Art. 50 und des gesamten Hochrisikoblocks — und 7,5 Mio. € oder 1 % für irreführende Angaben gegenüber Behörden. KMU sind auf den jeweils niedrigeren Betrag gedeckelt.

Die dritte Stufe verdient mehr Aufmerksamkeit, als ihre Höhe nahelegt: Sie sanktioniert eine schlechte Antwort an die Behörde unabhängig von jedem zugrunde liegenden Verstoß. Dokumentation macht aus einer vertretbaren Position eine belegbare. Der Bußgeld-Leitfaden rechnet die Exposition durch.

Was in den nächsten 90 Tagen zu tun ist

1. Inventarlücke schließen — Lieferantenliste der Buchhaltung ∪ Modellregister der Entwicklung.
2. Den gesamten Bestand gegen Art. 5 filtern. Nur hier hängt eine bereits geltende 7-%-Stufe daran.
3. Art.-50-Hinweise überall dort ausliefern, wo Nutzer beteiligt sind; die Pflicht gilt, sie steht nicht bevor.
4. KI-Kompetenz nach Art. 4 belegen: wer, worin, wann geschult wurde. Der Leitfaden zur KI-Kompetenz erläutert die neu gefasste Vorschrift.
5. Die Anhang-III-Kandidaten klassifizieren und die Begründung festhalten, einschließlich der Entscheidungen nach Art. 6(3).
6. Für jedes bestätigte Hochrisikosystem das QMS starten. Dezember 2027 ist die Randbedingung, und die Warteschlange bei den benannten Stellen liegt vor Ihnen, nicht hinter Ihnen.

Arbeitsvorlagen für Inventar, Risikoregister, technische Dokumentation und Lieferantenprüfung finden sich in den Compliance-Toolkits; die AI-Act-Akademie deckt dasselbe Feld als strukturierte Schulung mit Zertifizierung ab.